Оптимизация учета и автоматизация процессов: как "ПРЕВЕНТИВА БИЗНЕС СЕРВИС" повысила эффективность работы с помощью Битрикс24

Краткая информация о клиенте:

Наименование: ООО "ПРЕВЕНТИВА БИЗНЕС СЕРВИС"

Местонахождение: г. Томск

Сфера работы - Юридические и бухгалтерские услуги.

Суть бизнеса клиента - Компания оказывает услуги от регистрации хозяйствующего субъекта и ведения бухгалтерии до представительства интересов в государственных структурах.

Годовой оборот – более 70 млн. руб.

Количество сотрудников – более 50

Задачи клиента:

Клиент обратился с задачей оптимизации учета клиентов и услуг, поскольку предыдущее программное обеспечение оказалось слишком примитивным и не удовлетворяло их требованиям. Основная цель заключалась в интеграции всех клиентских данных и разнообразных услуг в единую аналитическую систему. Это позволило бы отслеживать путь клиента, его взаимодействие с различными специалистами, а также фиксировать его потребности и историю запросов.

До внедрения Битрикс24 компания использовала простую программу для учета клиентов и многочисленные таблицы, которые не обеспечивали необходимую аналитическую глубину и интеграцию данных. Потребовалась более продвинутая система, которая бы упростила анализ и управление процессом обслуживания клиентов, несмотря на большой поток обращений и разнообразие предоставляемых услуг.

Что сделали:

Мы настроили структуру компании и права доступа для сотрудников.
Сделали интеграцию с ip-телефонией, сайтом, эл. почтой, Whatsapp, Telegram, ВКонтакте и т.д. для получения заявок.
Настроили создание договоров и писем по шаблону.
Создали Базу знаний и разместили там обучающий курс, регламент и инструкции по работе в Битрикс24.
Также настроили и связали несколько направлений продаж:

Лид - для квалификации (классификации, сортировки) заявок,
Сделка «Договор» - для заключения договора с клиентом,
Сделка «Абонентское обслуживание» - для осуществления регулярных продаж услуг клиентам,
Сделки в направлении «Разовые услуги» - для контроля приема и выполнения заявок на разовые услуги.
Сделка «Расторжение договора» - для контроля процесса расторжения договора.
Сделка «Подогрев» - для работы отдела маркетинга по привлечению и/или возвращению клиентов

Создали и оптимизировали необходимый набор полей в карточках для фиксации информации по сделкам и клиентам.
Создали реестры на смарт-процессах:

Реестр консультаций – для учёта процессов консультаций по сделке.
Реестр документов для заключения договоров – для учёта процесса сбора и хранения документов клиента для заключения договоров.
Реестр оплат – для контроля процесса оплат.
Реестр документов по контрагенту – для контроля процесса сбора и хранения договоров и приложений к ним.

Настроили бизнес-процессы:

«Создание документа» – для создания договоров и комплекта документа к ним, с автоматическим созданием записи в "Реестре документов по контрагенту " и автоматическим созданием папки и ссылка на диске для хранения электронных документов.
«Задание кассиру на приём ДС» – для передачи информации кассиру, автоматического формирования записи в «Реестр оплат», автоматического создания квитанции и уведомления ответственного сотрудника и факте приёма денежных средств (ДС).
«Проверка заполнения полей в карточках контакта и компании» – для контроля заполнения полей в карточках контрагентов сотрудниками.
«Автоматическое выставление счёта на оплату» – для автоматического выставления счёта на оплату в зависимости от сценариев указанных в поле «Способ оплаты».
«Автоматическое создание акта выполненных работ» – для автоматического создания акта выполненных работ и отправки его клиенту.

Дополнительно настроили отчёт по оплатам. Внедрили корпоративный чат, научили сотрудников клиента работать с задачами в Битрикс24. И конечно обучили сотрудников клиента работе и базовой настройке в Битрикс24.
Внедрение проходило в 3 этапа – на первом этапе провели комплексное обучение работе в Битрикс24 и базовым настройка, на втором этапе выполнили основной объём настроек, и на третьем этапе настроили лиды, и сделки в направлении «Разовые услуги».

Результат:

Внедрение Битрикс24 в ООО "ПРЕВЕНТИВА БИЗНЕС СЕРВИС" позволило значительно оптимизировать учет клиентов и услуг, что стало возможным благодаря интеграции с различными каналами связи и автоматизации ключевых бизнес-процессов.

Сотрудники компании освоили работу с новой системой, что повысило их продуктивность и упростило выполнение рутинных задач. Настроенные бизнес-процессы, такие как автоматическое создание документов и выставление счетов, сократили время на выполнение операций и минимизировали риск ошибок.

В результате компания смогла сосредоточиться на стратегическом развитии и планирует дальнейшее использование аналитики для улучшения процессов продаж. Внедрение Битрикс24 стало важным шагом на пути к цифровой трансформации бизнеса, обеспечив более эффективное управление и контроль над всеми аспектами деятельности.

Прокудина Л. П.

Заместитель директора ООО "ПРЕВЕНТИВА БИЗНЕС СЕРВИС"

Наша компания выбрала Битрикс24 для оптимизации учета и работы с клиентами, поскольку эта система обладает наибольшим количеством информации и отзывов в интернете среди конкурентов. До окончательного выбора мы смогли предварительно оценить функционал Битрикс24 на примере наших компаний в других регионах, что дало нам уверенность в правильности решения.

Наша основная задача заключалась в том, чтобы объединить большое количество клиентов и разнообразные услуги в единую аналитическую систему. Это позволило бы нам отслеживать путь клиента, его движение от специалиста к специалисту, его потребности и историю запросов. Мы также хотели, чтобы система обеспечивала возможность коммуникации с клиентами через информационные сообщения, файлы с документами и обратную связь.

До внедрения Битрикс24 мы использовали простую программу для учета клиентов и многочисленные таблицы, которые теперь стали ненужными. Однако остается вопрос внедрения элементов управленческого учета, что требует дальнейшего внимания.

При выборе компании для внедрения мы изучили несколько вариантов и остановились на интеграторе «Акселератор Бизнес Решений». Они оказались более убедительными и предложили оптимальные условия и цену, соответствующую нашим пожеланиям.

В процессе внедрения мы столкнулись с типичными сложностями, связанными с объяснением предметной области и бизнес-процессов. Это было непросто, но проект был успешно завершен, и сейчас мы занимаемся его совершенствованием, внося правки и изменения.

Основной функционал, который мы используем, — это создание сделок с определёнными показателями услуги и данных клиента. Этот процесс полностью интегрирован в нашу работу и используется на 100%.